Open werken, hoe werkt dat? – Vanuit het perspectief van community manager CoronaCheck

Open werken, hoe werkt dat? – Vanuit het perspectief van community manager CoronaCheck

Op 10 juni vond de Meetup ‘Open werken, hoe werkt dat?’ plaats waar ik één van de sprekers was. Deze werd georganiseerd door Code4NL, de Nederlandse community van developers en designers. Andere sprekers waren Anouschka Scholten namens het project Vrijwillig machtigen en Ivonne Jansen-Dings namens Algoritmeregister. In dit artikel lees je mijn persoonlijke impressie van de bijeenkomst!

Open openen, in stijl

We organiseerden deze Meetup – hoe kon het ook anders – open, dat betekende dat iedereen met interesse in het onderwerp in kon loggen, en mee kon praten. Altijd een beetje spannend natuurlijk. Wie komen er dan? Het antwoord: een leuke mix van mensen, sommigen met ervaring met community’s en anderen juist met de wens om hiermee te gaan werken. 

Onder begeleiding van rockmuziek van Code4NL-bestuurslid Johan Groenen stroomde de videoruimte snel vol met geïnteresseerden. Waarom zou je met een awkward stilte beginnen, als je de meeting ook in stijl kunt starten?!

Johan Groenen vertelt over Code for NL
Hier was iedereen aan het genieten van de bastonen in Crosby, Stills, Nash and Young – Woodstock

CoronaCheck

Na een korte intro door Johan Groenen was ik aan de beurt. Ik heb eerst wat algemeens verteld over de CoronaCheck. De CoronaCheck is de applicatie waarmee Nederlanders nu en in de komende maanden een testbewijs, vaccinatiebewijs of herstelbewijs kunnen genereren voor binnenlands en buitenlands gebruik. De bedoeling is dat hiermee sommige events en reizen weer mogelijk worden, die door de epidemiologische situatie zonder coronabewijs nog niet mogelijk zijn. Hiermee kan de samenleving sneller door de openingsstappen heen.

Het project begon in januari 2021 met werktitel “CoronaTester” als concept met allerlei mogelijke functies. Binnen enkele weken werd dit bijgeschaafd tot een (prototype) Nederlands testbewijs: de CoronaCheck. Europese ontwikkelingen maakten dat CoronaCheck ook dé aangewezen applicatie werd voor het Digitaal Corona Certificaat. Hiermee mogen burgers straks ook met vaccinatie- of herstelbewijs de Europese grenzen over. 

Het is een bijzonder project, want los van de grote maatschappelijke urgentie – liever vandaag af dan morgen! – wordt de applicatie ook volledig open ontwikkeld. Open source, transparant, en met continu gevraagd én ongevraagd advies uit “de community”. Dat betekent een agile manier van werken, waarbij proactief het open gesprek met de community wordt opgezocht. 

“De community, wie zijn dat?”

Meteen kwam de vraag uit het publiek. “De community”, wat is dat dan? Community is en blijft een wat vaag begrip. Want eigenlijk kan iedereen onderdeel zijn van de community. Je hoeft alleen een bijzonder belanghebbende te zijn van of voor een project! Wie tot je community behoort is als het ware een keuze die je per project maakt. 

Bij CoronaCheck is gekozen om de Nederlandse tech community continu open en transparant te betrekken. Hiervoor is Ministerie VWS te gast bij Code4NL, een community waarin veel Nederlandse developers en designers zich bevinden. Die keuze is gemaakt omdat het een app is met grote maatschappelijke relevantie, waarbij privacy en informatieveiligheid voorop staan. Door de applicatie open te ontwikkelen verzekert het CoronaCheck-team zich van continue toetsing aan alle denkbare technische normen en dus ook van een hoog kwalitatief eindresultaat. Daarnaast werk je op deze manier aan “draagvlak by design”. Door écht openheid van zaken te geven bouw je stapsgewijs aan vertrouwen, en dus ook aan de adoptie van de app. 

Anouschka Scholten vertelt over het project Vrijwillig machtigen
Hier vertelt Anouschka Scholten over het project Vrijwillig machtigen

“Hoe om te gaan met 1000 bondscoaches?”

Nog een leuke vraag uit het publiek. Als je dan open ontwikkelt. Hoe ga je om met alle 1000 bondscoaches die Nederland rijk is? Oftewel: zoveel mensen, zoveel wensen. Zie daar maar eens één richting uit te breien. En dat is natuurlijk niet altijd eenvoudig. Werken met een community betekent dat je inderdaad heel veel experts betrekt. Of dat nou stakeholders, gebruikers, ketenpartners zijn, ieder heeft zijn eigen kijk op een project. 

In mijn optiek is dat precies waar een community-aanpak zich onderscheidt van “regulier” relatiemanagement. Als je namelijk met alle partijen 1-op-1 zou gaan zitten zou je inderdaad 1000 meningen naast elkaar hebben, die je niet met elkaar kunt verenigen. Stakeholder A zegt A, stakeholder B zegt B, en zo verder. Dan moet je vervolgens als projectteam zelf een keuze maken, en die keuze zal alle overige 999 partijen pijn doen. 

Door een community-aanpak breng je al deze partijen in een vroeg stadium bij elkaar. Ze vormen sámen de community. Ze gaan met elkaar discussiëren en horen elkaars visie. Door die groepsdynamiek ontstaat een collectief bewustzijn, een soort bruikbare wisdom of crowds, waar je als projectteam mee verder kan. Samen komen ze tot creatieve oplossingen waarin veel meer partijen gehoord worden dan wanneer je ze allemaal 1-op-1 had gesproken. Kortom, maak van die 1000 bondscoaches 1 voetbalteam!

Powerpointsheet Hoe hebben we het open werken ingevuld? Met GitHub, wekelijkse videocalls op Meetup, wekelijkse Slackupdates en discussie op het platform Slack
Eén van de sheets uit de presentatie over CoronaCheck

“Wat vraagt open werken van je organisatie?”

Oké, werken met community werkt. Maar dan, hoe start je daar mee? Hierop is niet één antwoord op te formuleren. Elke community is anders, zo kiezen Vrijwillig machtigen en Algoritmeregister ook beide weer voor een andere vorm. Wat we allemaal wel beaamden, een organisatie moet er met overtuiging voor kiezen.

Werken met community kun je niet half doen. Het heeft impact op alle processen in je organisatie. Bovendien is het een team effort. Een community manager kan faciliteren en attenderen, maar uiteindelijk doe je het samen. Dat werd ook zeker beaamd door de andere community managers.

Werken met community is een team effort. Het heeft impact op alle processen in je organisatie.

Bij CoronaCheck gebruiken we drie kanalen voor de interactie met de community. Ten eerste de GitHub-account van VWS, waarop alle designs en code wordt geplaatst. Ten tweede zijn we te gast bij Code4NL in het discussiekanaal #coronacheck. Hierin plaatsen we regelmatig vragen en updates over het project. Ten derde organiseren we wekelijkse Meetups: videocalls waar het CoronaCheck-team en community in gesprek gaan. Al deze zaken promoten we via sociale media en via de FAQ op www.coronacheck.nl. Wil je ook starten met community? Kopieer onze aanpak gerust ook! Of wellicht is voor jouw project een heel andere invulling passender.

“En wat als je fouten maakt?”

Ja, ook een belangrijke vraag die gesteld werd tijdens de Meetup. Deze angst is één van de dingen waar nieuwe projecten tegen aan hikken op het moment dat ze willen werken met een community. Je werkt met een community zodat je continu gevraagd en ongevraagd advies krijgt. Zodat je een kwaliteitsslag maakt en er draagvlak ontstaat. Dat draagvlak is er dus nog niet automatisch voor jouw keuzes op het moment dat jij ze zelf hebt gemaakt. Daar word je via een community-aanpak continu mee geconfronteerd. 

Werken met een community-aanpak is extreem agile. Je bent continu aan het testen en toetsen. Dat lijkt misschien eng, want het zou inderdaad kunnen dat je gedachtegang nog niet werkt. Maar uiteindelijk komt het ten goede aan je project. Denk maar aan het agile principe: “Fail fast!”. Dit principe houdt in dat je het liefst meteen test en daardoor ziet dat het eventueel niet werkt, zodat je in een vroeg stadium kunt bijsturen. 

Als je de community buiten de deur houdt lijkt het misschien even veilig. Je kunt in alle rust ontwikkelen, en het lijkt misschien alsof je snelheid maakt. Maar als je hele project klaar is, en je graag wilt dat mensen het gaan gebruiken, – of nee, zelfs omarmen! – ben je heel veel meer tijd en kosten kwijt aan de adaptatie. Het beste wat ik je dus kan adviseren als je deze angst hebt: begin nog eerder met toetsen aan de community!

Als je werkt zonder community ben je heel veel meer tijd en kosten kwijt aan de adaptatie.

Een andere tip als je bang bent om fouten te maken in je community aanpak: begin klein. Wellicht maak je eerst alvast een publieke site, waar je nog niet meteen zoveel ruchtbaarheid aan geeft. Omkader voor jezelf wat je open wilt doen en wat nog niet. Bespreek met je team de kernwaarden die je ook graag met je community wilt uitstralen. Eén van de kernwaarden die we in de CoronaCheck-community hanteren is: wees respectvol naar elkaar, zo houden we de community divers en inclusief.

Powerpointsheet Denk en doe mee! Community CororonaCheck
Dit was natuurlijk de -respectvolle- nabrander van de presentatie CoronaCheck!

Conclusie

De moraal van het verhaal? Open werken: dat kun je op veel verschillende manieren aanpakken. Kijk wat bij jouw project past, wie hoort er in “jouw” community? Zorg dat je alle communityleden met elkaar in contact brengt, juist in de kruisbestuiving zit de meerwaarde. En wees niet bang voor fouten: faal snel! Dat komt ten goede aan je projectdoelen. Maar blijf wel constructief.

Meer weten over community management en/of CoronaCheck? Je kunt me altijd bereiken! Via DM op de Slack van Code4NL of hier op LinkedIn.

Deel dit bericht

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *